1樓：匿名使用者
文祕檔案整理的程式主要包括以下四個環節：
1、區分歸檔與不歸檔的檔案盒（
案卷） 按照歸檔範圍和不歸檔範圍的規定，把不歸檔的、留存在本單位供工作參考的檔案盒（案卷）與應歸檔的檔案盒（案卷）區別開來，把應歸檔檔案的檔案盒（案卷）移交檔案部門。
2、編制移交目錄：就是把歸檔檔案目錄或案卷目錄影印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內。
在移交目錄後還應附有《移交備考表》，內容包括：檔案盒（案卷）總數、移交人、接收人、交接時間等專案。
3、查驗收歸檔檔案盒（案卷） 移交時，檔案管理部門要對檔案盒（案卷）進行嚴格檢查。檢查包括兩主面的內容：
（ 1）檢查檔案盒（案卷）質量。
（2）檢查檔案盒（案卷）內檔案的數量。
4、辦理移交手續：歸檔檔案的檔案盒（案卷）檢查完畢，對符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續。具體移交時，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內容清點歸檔檔案的件號、盒號或頁號、卷號；核對無誤後，雙方均應在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：
一份文書部門或業務部門留存備查；兩份存檔案部門。
2樓：匿名使用者
2023年12月6日中華人民共和國檔案行業標準《歸檔檔案整理規則》正式頒佈實施，結束了文書檔案過去以六個特徵為主的傳統組卷方法，開始了簡便易操作的歸檔檔案整理。我縣自2023年開始，大部分機關單位文書檔案整理適用歸檔檔案整理方法。歸檔檔案整理就是將歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，並使之有序化的過程。
在這裡，需要理解「件」的含義。何為「件」？「件」是歸檔檔案的整理單位。
一般以每份檔案為一件，檔案正本與籤批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與複製件為一件，**文與被**文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與覆文可為一件。「為一件」就是將檔案材料的實體裝訂在一起，編目時也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔檔案整理大致有檔案材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、檔案裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程式。
一、檔案收集
收集工作就是按照黨和國家的有關規定要求，通過一定的方式和手續，把分散在機關各科室部門、個人手中或散失在其它地方的檔案材料，集中到單位檔案室實行集中統一管理。收集工作是檔案工作的基礎，是檔案工作中極為重要的一環，檔案材料收集要做到齊全完整。
對於文書檔案，要依照國家檔案局第8號令《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》對單位文書檔案材料進行收集，要以「我」為主，即本機關單位形成的檔案材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅標頭檔案，還應重視其他非紅頭形式檔案收集，如會議記錄、會議紀要、工作總結報告、黨團員（幹部）名冊、介紹信、人員調配、工資表、各種統計報表、合同協議等等。總之，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的檔案材料均屬歸檔範圍。
二、分年度
分年度就是區分檔案材料的所屬年度，把不同年度的檔案分開。不同年度的檔案一般不得放在一起歸檔。一般根據檔案成文最後的落款日期進行劃分。
有幾種特殊情況：跨年度召開的會議檔案材料歸入會議結束年；跨年度形成的案件檔案材料歸入案件辦結的年度；跨年度的覆文一般應與來文或去文一起歸入覆文的年度；跨年度的計劃規劃歸入開始年，跨年度的總結歸入最後一年。
三、分級別
分級別就是在保持檔案之間有機聯絡的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的檔案材料分開整理。但對聯絡密切的檔案，如請示與批覆等，不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將檔案大致分為國家、省、市、縣等級別。
四、分類別
分類別就是根據本機關制定的文書檔案分類方案，將每份檔案進行分類。可分為組織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法，就是將歸檔檔案材料按其形成或承辦部門進行分類。
問題分類法，就是按照檔案材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關單位採用「問題分類法」，都制定了《本機關文書檔案分類方案》，依據該方案對檔案進行劃分類別，在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔檔案的主題詞，將檔案所在類別和主題詞用鉛筆在檔案左上角標出。
五、分保管期限
機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關文書檔案保管期限規定進行。在這裡，我們將國家檔案局8號令第
七、八條關於文書檔案永久、定期的內容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規政策性檔案材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；
（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；
（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；
（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性檔案材料；
（四）本機關一般性事務管理檔案材料；
（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性檔案材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；
（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。
六、檔案裝訂
檔案裝訂就是採用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔檔案以「件」為單位裝訂在一起。一般採用棉線使用縫紉機或「三孔一線」方法左側裝訂，且將檔案左、下側對齊。裝訂前應對破損的、字跡易褪變的檔案進行修裱、複製，對超大紙張的檔案進行折迭，去除檔案上易鏽蝕的金屬物等；裝訂時，要按一定順序給檔案排序，一般順序為：
正文在前，籤批單、底稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**文在前，被**文在後；收文處理閱辦單在前，正式檔案在後；來文和覆文作為一件時，覆文在前，來文在後。
七、檔案排列
檔案排列，就是依據事由原則確定全宗內歸檔檔案先後順序的過程。機關文書檔案的檔案排序首先需在同一個保管期限內將同一事由的檔案排列在一起，同一事由的檔案可按檔案重要程度排列，也可按檔案形成的時間先後順序排列。其次將不同事由的檔案按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。
對於某一次會議材料、統計報表、資訊簡報等成套性的檔案應集中排列在一起，保管期限按照其中檔案的最高期限來劃定。
八、加蓋、填寫歸檔章
歸檔章一般加蓋在每份檔案的首頁上端居中空白位置。專案有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內容時需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號，暫時可不填寫，待檔案館給定全宗號後再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為「
一、二、三」等。
年度是歸檔檔案的形成年度，用4位阿拉伯數字填寫，如「2005」，不能簡化為「05」。
期限是按照已確定的歸檔檔案保管期限，分別填寫「永、30年、10年」。
件號是檔案的排列順序號，同一保管期限、同一年度內從「1」開始編號，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
盒號是檔案所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從「1」開始編號，可一年一年續編；也可以同一保管期限、同一年度內從「1」開始，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
九、裝盒
裝盒將歸檔檔案按照件號的先後順序裝入檔案盒。基本要求是將同一年度、同一保管期限的歸檔檔案，根據檔案數量多少裝不同規格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔檔案不應混裝入同一盒內。
同一類別的檔案可根據數量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫專案一致，並注意規範整潔，美觀大方。封面主要填寫的專案是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫專案主要包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等，其中，起止件號填寫盒內第一份歸檔檔案的件號和最後一份歸檔檔案的件號，中間用「—」連線。
結合實際操作，建議盒脊背與封面內容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內歸檔檔案作必要的註釋說明，主要包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內檔案情況說明重點填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷燬等情況。
十、編目
編目即編制歸檔檔案目錄，需按照排列確定好的順序以「件」為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結合縣檔案館使用的**數碼檔案管理軟體資訊系統，為便於移交檔案目錄轉入軟體資料庫，歸檔檔案目錄使用excel格式，內容設定樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔檔案形成年度，用4位阿拉伯數字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。
文號為檔案的發文字號。
題名為檔案標題，沒有標題或標題不規範的應自擬標題，外加方括號「」。
責任者為發文機關或署名者。聯合發文是多個責任者的，可填主辦單位。
成文時間為檔案的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如「20050102」。
頁數為該份歸檔檔案的總頁數，檔案中只要有**的頁面均為一頁。
備註填寫歸檔檔案需要補充和說明的情況。
為方便檢索，歸檔檔案目錄需按保管期限永久、30年、10年分別裝訂成冊並編制封面。封面上需設定全宗名稱、年度、保管期限、檔案門類等專案。
十一、入庫上架
整理好的文書檔案要放入檔案庫房，並按照自上而下、從左向右的順序排列入櫥
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