如何整理辦公室的檔案資料

1樓：晨光科力普省心購

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質檔案，另一種為電子文件，兩者檔案分別有不同的整理方式。

1. 紙質檔案資料。儘量別留，或者掃瞄或者用「cs」的ocr錄入電返兄腦，確保留下重要的檔案。

其次建議購4孔a4活頁資料夾及配套透明活頁檔案袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品採購平臺，品類很多)，需要可以私聊行埋)和打孔機。能打孔的檔案，打孔直接放入資料夾；不能打孔的檔案，裝入透明活頁檔案袋，放入資料夾；

資料卡片、票據、**、信函、明信片、名片，有專用的a4活頁檔案袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內芯，裝入活頁檔案袋後放入資料夾。建議用標籤貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。

2.電子文件。首先，名稱要統一。

所有的文件都檔世螞要以關鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的資料夾一般不超過3個。並且定期做好備份和清理，置辦個上t的行動硬碟，也建立對應的資料夾，每月初將上月的電腦裡的東東往裡更新備份乙份，極好。

注意：名稱統一很重要，加上年月日時，再變資料夾或換電腦都不怕重複。

2樓：coease匡易

檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活棚鏈動。我們的檔案內容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案培訓、檔案軟體定製、檔案智慧型化管理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷燬。

這些工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 8個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，掘和彎各子系統又下分若干層次小系統。

檔案實體管理分收集、整理、鑑定、保管、統計等工作環判悶節；檔案資訊開發又分資訊加工和資訊輸出兩部分，資訊加工由編制目錄、文獻彙編和編寫參考資料構成，資訊輸出由提供閱覽、複製、諮詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。